L'amélioration continue
Production Bureautique
Production Bureautique
Exemple 1 : Tâche administrative de type numérisation
1/ Sensibilisation de l'opérateur
Le but de cette tâche est de sensibiliser l'utilisateur à la perte de temps sur les postes bureautiques. Ceci a pour effet que celui-ci puisse identifier de lui-même, parmi ses tâches quotidiennes, les éléments les plus pénalisants.
 
2/ Diagnostic
En relation avec l'utilisateur final, nous identifions les tâches les plus fréquentes qu'il réalise, ainsi que les tâches les plus chronophages.
 
3/ Etude
A partir des processus identifiés, nous analysons l'attitude au poste ainsi que les outils utilisés. Nous recherchons les solutions d'amélioration. Ces solutions pouvant être des rappels de fonctionnalités existantes, mais non utilisées par l'opérateur, la mise en place de modules d'assistance, modules d'échanges ou de déclenchements automatiques.
Pourquoi ?
Parce que, une partie de l'amélioration sur les postes en atelier, est liée à l'organisation du poste, accès aux outils, process de fabrication. Points sur lesquels il est entre guillemets "facile" d'intervenir.
 
Sur un poste de travail bureautique, si le temps de frappe reste la niche de perte de temps  la plus importante, on oublie trop souvent les temps de navigation, temps de recherche et ouverture des documents.
 
La difficulté de l'analyse des postes bureautiques réside donc :
- dans le nombre important de processus utilisés par un seul opérateur : Il n'est pas envisageable de tous les étudier.
- dans le fait que de nombreux outils informatiques peuvent être utilisés lors d'une tâche, et que ceux-ci n'échangent que trop peu de données entre eux.
- et enfin dans des pertes de temps difficilement identifiables par l'opérateur, du fait de certaines situations jugées incontournables, tel que parcourir des répertoires pour ouvrir un document ...
Exemple 2 : Saisie de feuilles de temps
Approche
L'optimisation d'un poste bureautique passe par les étapes suivantes :
L'approche que nous devons avoir dans l'optimisation des postes bureautiques est toutefois différente de l'approche en atelier.
est bien connue des entreprise industrielles. Un des but de celle-ci est d'améliorer la productivité en atelier, sur les postes de travail. Cette approche, liée à la performance des opérateurs et à l'organisation du poste de travail permet aux sites de gagner en qualité et en productivité.
 
L'aspect productivité sur les outils bureautiques, par contre, n'est pas une priorité, actuellement, au sein des entreprises, et pourtant, il est possible de gagner un temps important avec des actions simples d'organisations des postes de travail informatiques.
 
C'est pourquoi Axaune travaille et propose des solutions d'optimisation des postes bureautiques.
 
A noter que nos actions ne viennent pas en remplacement des fonctions relatives à votre service informatique, mais plutôt sur des aspects de paramétrage de la session de travail de l'opérateur
Déroulement du Projet
Contexte : Traitement de chèques en entrée de services. Environ 80 chèques par semaine sont à traités (numérisation, classement, transfert d'informations à la
comptabilité …), dans un cadre juridique strict.
 
Etude :
• Etude du mode opératoire complet de la tâche telle qu'elle est réalisée (approche process)
• Identification des éléments d’entrées
• Identification des moyens utilisés
• Identification des contraintes normatives minimales (qualité / … ) impliquant des validations spécifiques ou impactant la réalisation de la tâche
• Identification des éléments de sortie et de leurs finalités
• Estimation de la durée moyenne de traitement des chèques
• Détermination des perturbations, cas particuliers, sources d’erreur ou anomalies …
Contexte : Saisie répétitive d’informations liées au temps de travail. Un collaborateur reçoit toutes les semaines des fichiers d’informations sur le temps de travail des membres de l’entreprise.
 
Etude :
• Etude du mode opératoire complet de la tâche telle qu'elle est réalisée
• Identification des éléments d’entrées, types de fichiers, formats, modes d’échanges (mails, supports papiers), Types d’informations, Qualité des informations entrantes
• Systèmes périphériques utilisés
• Estimation de la durée moyenne de traitement de la saisie d’une feuille de temps
• Détermination des perturbations et niches de perte de temps
  • Temps de corrections
  • Durée des relances
  • Utilisation de la souris
  • Temps machines perdus
  • Temps de déplacements
  • Temps de recherche d’informations
  • Durée de saisie
Exemple 3 : Tâche administrative de type saisie de frais
Contexte : Saisie des notes de frais des employés et basculement en comptabilité.
 
Etude :
• Etude du mode opératoire complet de la tâche telle qu'elle est réalisée (saisie des notes et saisie en imputation en comptabilité)
• Identification des éléments d’entrées, types de fichiers, formats, modes d’échanges, types d’informations, qualité des informations entrantes
• Techniques de validation
• Estimation de la durée moyenne de traitement de la saisie d’une feuille de frais
• Détermination du temps de passage en comptabilité
Rechercher
Parlons de votre métier, Parlons de vos besoins
30 bis rue du Maréchal JOFFRE
F-71200 LE CREUSOT
AXAUNE
Mail : contact
Tél. : +33 (0)3 85 55 21 81
@axaune.fr
AXAUNE
 
Parlons de votre métier,
Parlons de vos besoins
AXAUNE fidelity
AccueilQui sommes nous ?Qui sont nos clients ?ProduitsProjetsFormations 
Accéder au site Axaune 2020
Copyright 2017
About - Conditions - Contacts