Projet
Production Bureautique : Le modèle
Production Bureautique : Les plans types
Constat - Durée de rédaction d'un document
Le modèle à pour but de garantir la forme des documents.
Le modèle de base est un document Word.
Il contient toutes les informations de mise en forme du document, selon la charte graphique de l'entreprise.
 
Ceci inclut non seulement la police, couleur, style des listes à puces, ... ainsi que le style des tableaux ...
 
Il inclut aussi les fonctions de raccourci qui pemettent rapidement d'effectuer toutes les mises en formes, sans avoir à utiliser les outils standard de Word.
 
Fonctions d'alignements, indentation, orientation en un clic des chapitres (paysage / portrait), fonctions de définition automatique des légendes des images, tableaux, création d'index, fonctions de complétion ...
L'outil Production bureautique est une organisation et un système qui permet :
- de réduire, de manière importante, les temps de mise en forme des documents
- d'améliorer le fond des documents rédigés, en garantissant une couverture optimale des conditions d'un projet.
 
Les documents de l'entreprise générés sont homogènes aussi bien sur le fond que sur la forme.
 
La solution mise en place s'appuie sur :
- 1 modèle de document qui contient toutes les informations de mise en forme ainsi que les raccourcis utilisés (accélérateurs).
- des plans types qui définissent pour chaque situation le fond et les rubriques du document à construire.
 
L'outil de "Production Bureautique" est basé sur l'utilisation de Microsoft Word.
Le but des plans type est de garantir le fond des documents.
 
Chaque plan type est adapté à une situation (Avant-Vente, Procès Verbal, Dossier Technique ...)
 
Il contient un plan type prédéfini qui est à compléter par le rédaceur, selon les rubriques standards propres à l'entreprise et à la situation.
Solution Production Bureautique
Solution Production Bureautique
Lors de la rédaction d'un document, plusieurs éléments agissent sur la vitesse de sa création.
1/ le temps de frappe
Celui-ci est incontournable, au moins sur les aspects liés à l'adaptation du contenu des documents.
 
2/ le temps de mise en forme
Ce temps, qui est masqué par le temps de rédaction, est pénalisant. Le temps que nous mettons à indenter, aligner, créer des tableaux, mettre en évidence une partie du texte, redimensionner des images, ... peut rapidement devenir significatif.
De plus, le fait de refaire ces mises en formes continuellement, entraîne la création de documents non homogènes.
 
3/ le temps de réflexion
Ce temps est lié à la phase de réflexion du rédacteur. Il varie selon l'expérience.
Deux rédacteurs différents ne rédigeront pas le même contenu de document (fond).
Il est fréquent d'oublier des rubriques à fort pouvoir d'impact pour les projets, comme par exemple des informations de début de projet (T0), délais, conditions particulières ...
Un projet d'intégration de cet outil contient selon les attentes de l'entreprise :
soit  
- la fourniture standard du modèle de document contenant les styles et mises en formes proposées par défaut
- la formation de 7 heures, intégre :
   - la formation à l'utilisation de l'outil
   - la formation à la rédaction de plans types
 
soit, dans le cas de la mise en place d'une charte graphique spécifique à l'entreprise
- la réalisation d'un standard de modèle de document contenant les styles et mises en formes propres à l'entreprise
- la formation de 7 heures intégre :
   - la formation à l'utilisation de l'outil
   - la formation à la rédaction de plans types
- éventuellement une prestation d'assistance à la rédaction des Plans Type de l'entreprise.
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