Axaune

Méthodologie - Gestion des Projets - Fiches Projets

Rôle

Définition des principes utilisés par Axaune dans le cadre de l’organisation et du suivi de ses projets.

Cette Méthodologie est inspirée de la méthodologie eXtreme Programming (XP), et a été adaptée.

Historique

05/08/2008

Création par Arnaud FREREJEAN

 

01/10/2011

MAJ Arnaud FREREJEAN

 

 

Remarques

Constitue une simplification de la méthode eXtreme Programming.

La méthodologie suivante est adaptée quelque-soit la taille ou le type des projets ainsi que le nombre de participants. Pour les projets non informatiques, la terminologie « Développeur » soit être remplacé par la fonction de l’intervenant.

L’esprit

Tenir les délais

Ne faire que ce qui est prévu

Ne rien oublier

Mieux vaut un problème connu non réglé, qu’un problème méconnu

Savoir ce que l’on n’a pas fait, plutôt, que ne pas savoir ce qu’il y aurait à faire

Généralités

Le principe général résulte dans la mise en place de fiches projet : les FP.

Chaque fiche projet constitue un tout, c'est-à-dire qu’elle contient un groupe d’informations propre à un sujet donné. Les fiches sont découpées afin de relater un seul sujet et ainsi minimiser le poids des documents à diffuser.

Chaque Fiche est construite selon le type de lecteur pour laquelle elle a été créée. Par exemple : Utilisateur final, Administrateur de l’application, Concepteur de base de données, administrateur de base de données, chef de projet. Ces découpages sont à définir et adapter en début de projet. Ceci peut être facilement réalisé à partir de la liste des acteurs d’un projet (sans oublier le client final).

Cette organisation de la documentation s’oppose aux documents classiques d’un projet utilisant par exemple le « Dossier de Spécification générale », « Dossier de spécification détaillé », « Conception générale », « Conception détaillée », « Cahier de recette » … (Cas d’une gestion de projet informatique par « cycle en V »).

A noter que les documents techniques incontournables continuent d’exister (Schémas de câblages, MCD, MPD …)

De manière tout à fait naturelle, le découpage des fiches projets permet d’identifier les tâches et modules à réaliser, ou inversement, les tâches et modules d’un projet permettent de constituer une partie des fiches projet.

QQOQCP

Dans le principe, l’utilisation de fiches projet, permet de déterminer et trouver les réponses liées à la méthode d’analyse QQOQCP (Qui / Quoi / Où / Quand / Comment / Pourquoi)

Les FP spécifiques 001 à 004 permettent de savoir Qui a fait Quoi et Quand.

Elles permettent aussi d’avoir une vue globale sur le Quoi faire (restant / effectué).

Les autres fiches permettent de savoir comment le système a été réalisé et comment l’utiliser.

A noter que l’information «  » est rarement utilisée, mais reste néanmoins disponible pour certains projets, soit par le biais de mentions explicites dans les actions, soit par une rubrique spéciale rattachée à chaque action.

Objectif des fiches projets

La mise en place des fiches projet permet d’atteindre les objectifs suivants :

·           Réduire la taille des documentations et augmenter leur pertinence

·           Garantir une documentation à jour en fin de projet

·           Faciliter la diffusion des informations d’un projet à un groupe d’utilisateur cible.

·           Permettre d’effectuer un suivi de l’avancement du projet plus rapide

·           Apporter un découpage naturel des tâches et Modules

·           Eviter la poubellisation et faire disparaître les discordes : Les documents étant plus synthétique la relecture en est facilité

·           Faciliter l’ajout ou la suppression d’une nouvelle fonctionnalité au système.

·           Offrir une meilleure lisibilité des aspects fonctionnels du projet.

Apports – Gestion de projet

L’utilisation des FP amène au sein du projet, les avantages suivants :

·           Gestion de projet simplifiée, avec disponibilité immédiate des actions à réaliser

·           Historique du projet : actions et décisions prises

·           Meilleure cohésion de l’équipe, plus de communication

·           Pas d’oubli dans les actions réalisées et à réaliser

·           Suivi simplifiée des dérives, le responsable d’équipe et le client peuvent suivre en permanence l’avancement du projet et les points durs au sein des équipes.

Autres apports

L’organisation des FP en plusieurs fichiers facilite la recherche d’information.

Il n’est pas utile d’ouvrir un gros document et de lire la table des matières pour retrouver l’information, les noms des FP permettant de retrouver rapidement les documents pertinents.

Les échanges par mail sont facilités.

Fiches spécifiques

Certaines fiches spécifiques doivent obligatoirement être créées lors des projets :

·           FP-000 : Liste des fiches projets

Présente l’ensemble des fiches du projet, dont les fiches caduques.

Inclut les personnes aptes à lire chacune des fiches.

·           FP-001 : Actions en cours

Liste des actions en cours. Dresse toutes les actions à traiter dans le projet, au fur et à mesure des besoins, anomalies, demandes. Cette fiche est incontournable. Elle permet notamment d’effectuer un point d’avancement du projet exprimé en % d’avancement actions. De manière générale, un avancement supérieur à 80%, indique un projet pouvant être considéré comme terminé.

Cette fiche inclut aussi une rubrique « Actions non engagées » qui présente une liste d’actions possible à réaliser mais non acceptés par l’une ou l’autre des parties. C’est le cas d’une fonctionnalité non prévue initialement au cahier des charges, supprimée afin de tenir les délais, ou bien une idée soumise lors d’une réunion.

·           FP-002 : Actions Terminées

Contient la liste des Actions terminées (copie / collage de la FP-001, après validation par le client)

·           FP-003 : Evolutions possibles

Contient la liste des points possibles d’amélioration du système. Ceci n’est pas un engagement de réalisation, mais une série de points pouvant apporter une amélioration au système (performance, nouvelle fonctionnalité). Ces actions n’entrent pas dans le périmètre du projet.

·           FP-004 : Limites

Liste des limites techniques ou faiblesse connue du système, n’empêchant pas son fonctionnement. Ces points ne sont pas à traiter dans le cadre du projet.

Les autres fiches sont nommées selon les informations qu’elles contiennent : Ex : FP-008 – IHM Utilisation des filtres, FP-006 – Base de données ; FP-007-Installation et Configuration., etc.

Règles Particulières

Aucune fiche Projet ne doit être détruite / supprimée de la liste des FP (FP-000)

Si une fiche projet est supprimée, son numéro n’est pas réaffecté et elle est alors définie comme « caduque » dans la FP-000.

Les renvois au sein des fiches sont autorisés. Par contre, ceux-ci ne peuvent renvoyer que vers une fiche projet de n° supérieur. Dans le cas contraire, ceci indiquerait un mauvais découpage ou une mauvaise répartition des informations dans les FP.

Chaque fiche contient un historique des dates de modifications, ainsi que son état, terminé ou non.

Rôles

L’équipe de développement

·           Du fait d’une gestion de projet minimisée, la mission de chef de projet est plus orientée vers la cohérence des actions menées et à mener, que sur des aspects reporting / plannification. Grace à la FP-001, il possède une vue permanente sur l’avancement et les points de blocage du projet. Il possède une vue instantanée sur l’avancement du projet. Dégageant ainsi du temps, il est très souvent membre de l’équipe de conception ou de développement. D’un point de vue gestion de projet pure, il s’attache à amener le client et les autres intervenants du projet à travailler ensemble. Il aide à ce que le client et les autres intervenants forment un tout cohérent.

·           Les développeurs [autres intervenants] participent aux réunions des modules afin d’élaborer les FP les concernant. Ils ont en charge évidemment de mettre en place les solutions techniques, mais aussi de mettre à jour en permanence leurs actions et documentations.

Le client

·           Il choisit ce qui apporte de la valeur ajoutée

·           Il choisit l’ordre des éléments à réaliser

·           Il détermine les tests pertinents qui valident le fonctionnement métier du système

·           Il peut accéder à tout moment à l’état des actions en-cours ou terminées.

Spécifications

Des fiches projets de spécification sont réalisées lors des réunions avec le client. Après la réunion, chaque FP concernée est mise à jour.

Tests

Chaque fiche peut est utilisée pour recenser les tests à réaliser.

Dans ce cas, la fiche est dupliquée en conservant la version de la fiche d’origine et une lettre par exemple « T » est ajoutée après son numéro.

Les marques de tests sont ajoutées dans le corps de la nouvelle Fiche.

Sauf cas particulier, aucune procédure de test n’est réalisée.

Indicateurs / Avancement

Indicateurs / Avancement projet

·           L’indicateur d’avancement du projet est basé sur le ratio « nombre d’actions terminées » / « Nombre d’actions totales à réaliser ».

Planification

Les charges de travail sont définies dans le FP-001 – Actions en cours par chaque intervenant.

Elle est exprimée en jour.

Toute tâche (action) de plus de 5 jours doit être redécoupée le plus rapidement possible.

La somme des jours des actions en cours indique la charge restante (diviser par 20 pour obtenir un délai mensuel).

Planification – Projets pilotés par les délais

Dans certains projets de développement, la charge n’est pas identifiable (même de manière large) au lancement du projet. Dans ce cas, ce sont les besoins du client qui doivent être précisés afin de permettre la définition de tâches plus courtes.

Dans le cadre d’un projet piloté par les délais et non par le fonctionnel, les documents « FP-001 : Actions réalisées - § Actions non engagées » et « FP003 : Evolutions possibles » peuvent être très conséquentes.

L’objectif est alors de transférer au coup par coup, ces tâches dans la rubrique « Actions en cours » tout en conservant à l’idée le fait que le projet est « Piloté par les délais ».